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お問い合わせにメールでご返信頂くときの注意点

ペンティオサポートをご利用ありがとうございます。

ペンティオサポートのお問い合わせ機能のなかで、お問い合わせ頂いたチケットにコメントをつける方法が「オンラインフォーム」と「メール返信」の2つございます。弊社サポートシステムからの通知メールにご返信頂く形でコメントを更新されるお客様は、下記注意点についてご一読ください。

 

メール返信でコメントを更新する注意点

  1. メール返信時は必ず「全員に返信」をご利用ください
  2. メール返信でコメント更新するとメール通知はありません
  3. メール配信遅延等が発生するとお問い合わせへの反映が遅れる場合があります

 

1. メール返信時は必ず「全員に返信」をご利用ください

チケットを更新するためにメールでご返信頂く場合、必ず「全員に返信」をご利用ください。

送信者であるペンティオのみへのメール送信となる「返信」でご返信頂くと、結果として関係者のみなさまにお送りいただいた内容が共有されない場合がございます。

  • リクエスタが「全員に返信」しなかった場合
    • このケースでは、もともと追加されていたチケットCCのうち今回のメール返信に含まれなかった受信者がチケットCCから削除され今後このチケットを閲覧したり、更新通知を受け取れなくなります。
  • CCが「全員に返信」しなかった場合
    • このケースでは、ペンティオの担当者のみがコメントを閲覧できるプライベートコメントとしてコメントが受理されます。リクエスタや他のCCにはコメント内容が共有されません。

 

2. メール返信でコメント更新するとメール通知はありません

メール返信でコメントをつけた場合、弊社サポートシステムからコメントを受信した旨のメール通知はリクエスタにもCCにも送信されません。

これは1. にてご案内しているように「全員に返信」をご利用頂きチケット更新が行われますので、弊社システムから受信通知がなくても全関係者(リクエスタ・CC・ペンティオ担当者)に既に普通のメールCCとして情報が共有されているためになります。

なおオンラインフォーム上でコメントをつけていただいた場合は、リクエスタとCCにメール通知が行われます。どちらの方法でも情報共有は可能ですが、システム通知を利用して相手にお知らせされたい場合はオンラインフォームでコメントをつけて頂くようお願いいたします。なお、オンラインフォームのチケットURLはチケット受信時のメールにリンクが記載されております。

 

3. メール配信遅延等が発生するとお問い合わせへの反映が遅れる場合があります

通常はあまりご心配いただく必要はございませんが、お客様がご利用のメールシステムまたは弊社が利用しているメールサービスの障害・配信遅延等によりお送りいただいたメールが弊社サポートシステムに配信されるまでに数時間から数十時間の遅延が発生する可能性もございます。

なるべくオンラインフォームからのご連絡をおすすめいたします。

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